De NS-Business Card via Figo:
bespaar al snel 20% en regel het zakelijk-privé gebruik volledig automatisch

Treinreizen horen voor veel medewerkers gewoon bij het werk. Maar de administratie eromheen? Dat kost werkgevers en werknemers nog altijd onnodig veel tijd. Bonnetjes, declaraties, losse abonnementen, het uitsplitsen van zakelijk en privé, dat kan een stuk eenvoudiger. Met de NS-Business Card via Figo regel je het in één keer goed: één pas, één platform, en een proces dat volledig automatisch loopt op de achtergrond.

De NS-Business Card: één pas voor al het OV

De NS-Business Card is de zakelijke reispas van NS waarmee medewerkers met de trein, bus, tram en metro door heel Nederland kunnen reizen. Geen losse abonnementen meer per medewerker, geen voorgeschoten kosten, geen verzamelmappen vol treinkaartjes. De pas werkt op alle OV-poortjes en bij alle Nederlandse vervoerders, en is volledig op naam van de medewerker uitgegeven.

Via Figo voegt een HR-admin de NS-Business Card eenvoudig toe aan het profiel van een medewerker in het dashboard. De medewerker ontvangt de pas en kan direct beginnen met reizen. Alle ritten zijn zichtbaar in de Figo App en de Mobility Center, zodat zowel werkgever als werknemer altijd inzicht heeft in het reisgedrag.

 

Bespaar 20% of meer op reiskosten

Naast de tijd die je terugwint, levert de NS-Business Card via Figo ook een directe financiële besparing op. Door het abonnementsmodel en de zakelijke tarieven van NS kunnen bedrijven tot 20% besparen op hun totale OV-kosten.

Die besparing komt uit verschillende hoeken:

• Zakelijke kortingstarieven op alle ritten, ook in de spits
• Geen onbenutte abonnementen meer voor medewerkers die af en toe reizen, je betaalt alleen voor wat er daadwerkelijk gereisd wordt
• Minder administratieve overhead doordat het hele proces automatisch loopt
• Beter inzicht in reisgedrag, waardoor je gerichter kunt sturen op mobiliteitsbeleid

Rekenvoorbeeld:
Stel een medewerker reist 4 dagen per week, een besparing van 20%, door slim inzetten van kortingsmogelijkheden, zorgt voor een besparing van €900 per werknemer. 

Voor organisaties met meer dan een handvol reizende medewerkers tikt dat snel aan. 

100% geautomatiseerd: geen declaraties meer

Naast de directe kostenbesparing van 20%, bespaar je op de tijdsbesparing bij de werknemer, de administratie en het financiële team. Bij traditioneel reisbeheer moet een medewerker reizen declareren, bonnen bewaren of via een omslachtig portaal kosten indienen. HR of finance moet dat vervolgens controleren, goedkeuren en uitbetalen. Per medewerker kost dat zomaar enkele uren per maand. Zeker als declaraties worden geweigerd, gecorrigeerd dienen te worden en dan weer opnieuw moeten worden gecontroleerd.

Met Figo gaat dat anders. Alle reizen op de NS-Business Card komen automatisch binnen op het Figo platform. Ze worden gekoppeld aan de juiste medewerker, voorzien van het juiste kostenplaatje en doorgezet naar de salarisadministratie of boekhouding. De medewerker hoeft niets te doen, HR en finance ook niet. Het hele proces, van inchecken tot factureren, is 100% geautomatiseerd. Alleen bij reizen buiten de woon-werkroute, zal de werknemer gevraagd worden voor extra informatie door het Figo platform. De toelichting controleert het automatisch en komt ter goedkeuring bij de HR of admin terecht.

Dat betekent in de praktijk:

• Geen losse facturen meer per medewerker
• Geen declaratieformulieren of bonnetjes
• Eén verzamelfactuur per maand voor de werkgever
• Alle ritten direct gekoppeld aan de juiste afdeling of kostenplaats
• Een tijdsreductie van >80% in admin

Automatische zakelijk-privé regeling

Een van de meest gewaardeerde features in het Figo platform is de automatische zakelijk-privé regeling. Veel medewerkers gebruiken hun NS-Business Card namelijk niet alleen voor woon-werkverkeer en zakelijke afspraken, maar af en toe ook privé als dat is toegestaan door de werkgever. Echter, dit moet wel netjes worden uitgesplitst, anders ontstaan er fiscale problemen.

Figo regelt dit automatisch. De medewerker geeft per rit (of via vooraf ingestelde regels) aan of een rit zakelijk of privé is. Het Figo platform verwerkt dit verder automatisch:

• Zakelijke ritten worden direct toegewezen aan de werkgever
• Privé ritten worden automatisch verrekend met de medewerker, bijvoorbeeld via een inhouding op het loon
• Alles wordt fiscaal correct vastgelegd, dus geen gedoe met de Belastingdienst
• Werkgever en werknemer krijgen beide een transparant overzicht

Hierdoor kunnen medewerkers hun pas met een gerust hart ook in het weekend of op vakantie gebruiken, en weet de werkgever zeker dat de administratie altijd klopt.

Aan de slag met de NS-Business Card via Figo

De NS-Business Card is een van de kernonderdelen van het Figo platform, naast de Travel Card, Greenwheels, MyWheels en Check. Bij elkaar vormen ze een complete mobiliteitsoplossing waarmee bedrijven al hun zakelijke vervoer op één plek regelen.