De uitdaging bij De Sjouwers
Vince van den Bunt, eigenaar van De Sjouwers, zag dat zijn financieel administratieve medewerkers tegen een aantal terugkerende problemen aanliepen. Het controleren van losse bonnetjes, het verwerken van declaraties en het bijhouden van zakelijke kilometers kostte elke maand uren werk. Werk dat niets bijdraagt aan de dienstverlening, maar waar je als organisatie niet omheen kunt.
De Sjouwers levert handjes in zes sectoren: projectinrichting, evenementen, logistiek, bouw, bedrijfsverhuizing en ontruimingen. Medewerkers zijn daardoor dagelijks onderweg naar wisselende locaties. Dat betekent veel mobiliteitskosten: brandstof, parkeren, soms OV voor kleine verplaatsingen. Al die kosten kwamen als losse declaraties of bonnetjes binnen bij finance, die ze handmatig moest controleren en verwerken.
Dat werkte, maar het was tijdrovend en foutgevoelig. Vince wilde een oplossing die de medewerkers ontlastte én finance meer grip gaf op de kosten.
Hoe Figo het oploste
Via het Figo Dashboard loopt nu alle mobiliteitsadministratie van De Sjouwers op één plek. Medewerkers hoeven geen losse bonnetjes meer in te leveren voor standaard mobiliteitsuitgaven. Finance ziet in realtime wat er uitgeeft, per medewerker en per kostenplaats.
Het resultaat: minder handmatig werk voor finance, minder gedoe voor de medewerkers op de weg, en meer grip op de totale mobiliteitskosten.
De XPS-koppeling: dubbele registratie verleden tijd
De grootste winst boekte De Sjouwers met de XPS-koppeling. Doordat de planning uit XPS rechtstreeks aan de mobiliteit in Figo is gekoppeld, weet het systeem precies wanneer een medewerker dienst heeft — en dus wanneer een rit zakelijk is. Dat zette het administratieve proces volledig op zijn kop:
- Dubbele reisregistratie is verleden tijd. Een rit hoeft niet meer én in de planning én in een aparte declaratie te worden vastgelegd; de koppeling verwerkt het in één keer.
- Reisdeclaraties verwerken hoeft niet meer. Zakelijke ritten worden automatisch herkend en afgehandeld, zonder losse declaraties of bonnetjes.
- De administratie speelt veel tijd vrij voor de zaken die er echt toe doen, in plaats van elke maand controleren en verwerken.
- Fraude is niet meer mogelijk. Omdat mobiliteit gekoppeld is aan de daadwerkelijke planning, valt reizen buiten dienst om direct op — onterecht declareren kan simpelweg niet meer.
Wat dit voor jouw organisatie kan betekenen
De situatie van De Sjouwers is herkenbaar voor veel organisaties met medewerkers die regelmatig onderweg zijn. De combinatie van losse bonnetjes, declaraties en meerdere mobiliteitsaanbieders leidt tot administratieve rompslomp die niemand wil, maar die zonder het juiste platform ook moeilijk te vermijden is.
Via Figo regel je dat in één keer goed.
Benieuwd wat dit voor jouw organisatie oplevert?