Kilometervergoeding en thuiswerkvergoeding: wat mag je als werkgever vergoeden?

Stel je voor: een medewerker werkt drie dagen thuis en twee dagen op kantoor. Op de kantoordagen rijdt hij 40 kilometer. Wat vergoed je precies, en blijft dat onbelast? 

Voor veel HR-managers en finance-teams is dit dagelijkse werkelijkheid, en toch zit de regelgeving er vol kleine details die je pas tegenkomt op het moment dat het fout gaat.

In dit artikel zetten we de actuele regels rond de kilometervergoeding 2026 en de thuiswerkvergoeding op een rij.

De kilometervergoeding 2026: hoe werkt het?

Als een medewerker met eigen vervoer naar het werk reist, mag je als werkgever een onbelaste vergoeding geven van maximaal € 0,23 per kilometer, met de kanttekening dat het kabinet heeft aangekondigd dit bedrag met terugwerkende kracht te verhogen naar € 0,25 per kilometer voor heel 2026. Dat geldt ongeacht het vervoermiddel: auto, motor of fiets.

Betaal je meer dan het geldende maximumbedrag? Dan zal dit gerekend worden onder belastbaar loon. Er is geen wettelijke verplichting om een kilometervergoeding te betalen, tenzij dit in de CAO of arbeidsovereenkomst is vastgelegd. Maar in de praktijk verwachten medewerkers het wel, en is het een belangrijk onderdeel van het arbeidsvoorwaardenpakket.

De thuiswerkvergoeding: de regels

Sinds 2022 bestaat er een officiële fiscale vrijstelling voor thuiswerk vergoedingen. Per thuiswerkdag mag je als werkgever maximaal € 2,45 per dag onbelast vergoeden (2026). Dit is bedoeld als tegemoetkoming in de kosten van koffie, verwarming en elektriciteit. Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd, in tegenstelling tot de kilometervergoeding.

Klinkt eenvoudig. Maar hier zit de aanvullende regel die veel werkgevers missen.

De samenloopregeling: maximaal één vergoeding per dag

Werkt een medewerker op een dag deels thuis en deels op kantoor? Dan mag je op die dag slechts één vergoeding geven: óf de thuiswerkvergoeding, óf de reiskostenvergoeding, niet allebei. Een vaste reisvergoeding kan dan bijvoorbeeld al snel fiscale problemen veroorzaken.

Dit betekent in de praktijk dat je per dag moet bijhouden waar iemand werkt. Bij medewerkers met een vast patroon is dit goed te regelen. Bij hybride roosters die wekelijks wisselen, wordt het administratief een stuk complexer. 

Precies daar helpt Figo: via het Dashboard zie je per medewerker welke vergoedingen zijn toegepast, hoe je het niethandmatig hoeft bij te houden en filter het systeem automatisch de dubbele vergoedingen eruit. Zo ben je verzekerd van een goede reisadministratie.

Wat gaat er in de praktijk mis?

Vaste vergoedingen die niet kloppen met het werkpatroon

Een medewerker die vier dagen thuis werkt ontvangt een vergoeding gebaseerd op vijf kantoordagen. Dat leidt tot onjuiste loonaangiften, en bij een looncontrole is dat lastig uit te leggen.

Onbekendheid met de samenloopregeling

Werkgevers betalen zowel een reiskostenvergoeding als een thuiswerkvergoeding op dezelfde dag, zonder te beseffen dat dit een fiscaal risico vormt.

Geen registratie van werklocatie

Bij een eventuele looncontrole moet je kunnen aantonen op welke dagen iemand thuis werkte en op welke dagen op kantoor. Zonder registratie sta je met lege handen.

Hoe Figo dit eenvoudiger maakt

Via Figo regel je alle zakelijke mobiliteit in één platform. Een NS Business Card voor wie dagelijks met de trein reist, een Greenwheels of MyWheels deelauto voor de klantafspraak buiten de deur, een Check-scooter voor de laatste kilometers in de stad, of de Figo Travel Card voor alle overige verplaatsingen. Alles op één factuur, volledig inzichtelijk in het Dashboard — zonder declaratie stress voor medewerkers en zonder handmatig uitzoekwerk voor HR. De registratie van werk en woonlocatie worden geregistreerd voor een sluitende administratie.

Organisaties die bij ons zijn aangesloten kunnen op medewerkersniveau instellen welke modaliteiten beschikbaar zijn en welk budget er geldt. Zo is de administratie rondom vergoedingen altijd correct en controleerbaar. Je kunt de administratie direct indienen bij de Belastingdienst.

Slim mobiliteitsbeleid voor hybride teams

De realiteit van hybride werken vraagt om meer flexibiliteit dan een vaste maandvergoeding biedt. Een mobiliteitsbudget dat medewerkers zelf kunnen inzetten voor reiskosten, OV of thuiswerkvergoeding sluit beter aan op hoe mensen vandaag de dag werken.

Een paar vragen die de moeite waard zijn om nu te stellen: kloppen onze huidige vergoedingsstructuren nog met de werkelijke aanwezigheidspatronen, hebben we een manier om werklocatie per dag bij te houden, en weten onze medewerkers wat ze kunnen verwachten en waarom? Transparantie helpt hierbij meer dan je denkt. Medewerkers die begrijpen wat ze ontvangen en waarom, zijn tevredener dan wanneer de regels onduidelijk zijn.