NS Business Cards: zakelijk reizen eenvoudig geregeld

Hoe de NS Business Card, geïntegreerd in het Figo-platform, zakelijk treinreizen overzichtelijker en efficiënter maakt voor werkgevers en HR-managers.

 

Waarom zakelijk reizen met de trein een slimme keuze is

Nederland staat voor een groeiende mobiliteitsvraag. Medewerkers pendelen dagelijks tussen kantoor en huis, bezoeken klanten door het hele land en verwachten een werkgever die mobiliteit soepel regelt. De trein speelt daarin een centrale rol: betrouwbaar, duurzaam en efficiënt. Maar hoe zorg je als werkgever dat reiskosten transparant blijven, declaraties kloppen en administratie niet uit de hand loopt?

Het antwoord ligt in een gerichte combinatie van NS Business Cards en het Figo-platform. In dit artikel leggen we uit hoe dat werkt, wat het oplevert en waarom steeds meer organisaties voor deze aanpak kiezen.

 

Wat is de NS Business Card?

De NS Business Card is een persoonlijke OV-chipkaart speciaal voor zakelijke reizigers. Medewerkers reizen met korting op vaste trajecten zoals woon-werkverkeer en de werkgever ontvangt één overzichtelijk factuur voor alle reisbewegingen. Dat scheelt administratietijd voor zowel medewerkers als de financiële afdeling.

Belangrijkste kenmerken op een rij:

• Persoonlijk, gekoppeld aan naam en medewerkersnummer
• Korting op vaste trajecten (zoals woon-werkverkeer)
• Maandelijkse verzamelfactuur voor de werkgever
• Geschikt voor eerste én tweede klas
• Eenvoudig aan te vragen en te beheren via Figo

 

NS Business Cards beheren via Figo

Figo integreert de NS Business Card naadloos in één platform voor zakelijke mobiliteit. Als HR-manager of Office Manager hoef je niet langer bij meerdere portals in te loggen. Je beheert NS-kaarten, Greenwheels-reserveringen, Travel Cards en andere mobiliteitsdiensten vanuit één overzichtelijk Dashboard.

Figo-tip: Via het Figo Dashboard kun je realtime volgen welke medewerkers actieve NS Business Cards hebben, nieuwe kaarten aanvragen en verloren kaarten blokkeren. 

 

Drie concrete voordelen voor jouw organisatie

1. Minder administratielast

Medewerkers hoeven geen bonnetjes meer in te leveren voor treinreizen. De reiskosten komen automatisch binnen via de NS-factuur en worden gekoppeld aan de juiste kostenplaats in jouw Figo-administratie. Minder papier, minder handmatig werk en minder kans op fouten.

2. Volledige kostentransparantie

Het Figo Dashboard geeft je inzicht in het reisgedrag per medewerker, per afdeling en over de gehele organisatie. Je ziet in één oogopslag wat zakelijk reizen kost, waar mogelijkheden liggen om te besparen en of het reisbeleid wordt nageleefd.

3. Duurzaamheid als troef

Treinreizen stoten aanzienlijk minder CO₂ uit dan autoverkeer. Door NS Business Cards actief aan te bieden als mobiliteitskeuze, draagt je organisatie bij aan een lagere voetafdruk. Figo helpt je de duurzame kilometers inzichtelijk te maken, zodat je ze kunt opnemen in de ESG-rapportages.

 

Hoe werkt het in de praktijk?

Het proces is eenvoudig. Na onboarding bij Figo koppelen wij jouw organisatie aan NS Zakelijk. Je geeft via het Dashboard aan welke medewerkers een Business Card nodig hebben en binnen enkele werkdagen ontvangen zij hun kaart thuis. Reizen, facturen en overzichten lopen vervolgens volledig via Figo.

Stap 1	Organisatie aanmelden bij Figo en NS-koppeling activeren
Stap 2	Medewerkers selecteren die een NS Business Card ontvangen
Stap 3	Kaarten worden automatisch aangevraagd en verstuurd
Stap 4	Reizen en kosten verschijnen maandelijks in het Figo Dashboard
Stap 5	Factuur wordt verwerkt en gekoppeld aan de juiste kostenplaats

 

Geschikt voor jouw mobiliteitsbeleid

Of jouw organisatie nu 20 of 2.000 medewerkers telt: de NS Business Card via Figo schaalt mee. Je bepaalt zelf de reisklasse, stelt budgetlimieten in per medewerker en past het reisbeleid aan via het Dashboard zonder tussenkomst van een accountmanager.

Figo combineert de NS Business Card bovendien met andere mobiliteitsoplossingen zoals Greenwheels, MyWheels en de Travel Card. Zo biedt je medewerkers een compleet mobiliteitspakket aan, voor iedere reis de juiste vervoersvorm.